Todos conocemos la escena. Una entidad te pide copia del DNI que emitió otra entidad del Estado. Otra te exige una constancia que una tercera ya tiene registrada. Una más quiere un certificado de algo que está en una base de datos pública. Vas, pides, pagas, esperas, recoges y llevas el papel de una oficina a otra.
En esa escena, el ciudadano hace de mensajero entre oficinas del mismo Estado. Transporta información que el Estado ya tiene, porque sus instituciones no se consultan entre sí.
Lo que cuesta esa fricción
No es solo una molestia. Es tiempo perdido en colas y traslados. Son errores de transcripción cada vez que un dato pasa del papel a un sistema. Son documentos circulando de mano en mano, con el riesgo de falsificación que eso trae. Y son horas de servidores públicos validando a mano lo que un sistema podría confirmar en segundos.
Y el costo no es parejo. Quien vive lejos de las oficinas, trabaja por jornal o tiene menos experiencia con trámites paga más. La burocracia que pide papeles siempre castiga más a quien tiene menos tiempo y menos recursos.
Mi tesis
Si existe una fuente oficial y una base legal para consultar un dato, el ciudadano no debería transportarlo a mano entre instituciones. El Estado debería mover datos autorizados, no personas ni papeles.
El principio: «once only»
En administración digital esto tiene nombre: once only, «una sola vez». El ciudadano no debería volver a presentar un dato que el Estado puede obtener válidamente de su fuente oficial.
El cambio es de circuito. Hoy: entidad → ciudadano → otra entidad → ciudadano → entidad. Lo que propongo: entidad → fuente oficial, con autorización y registro.
Y lo digo claro para que no se malinterprete: esto no significa que todos los datos circulen libremente entre todas las entidades. Significa que cuando una entidad tiene derecho a conocer un dato para un trámite, lo obtiene de la fuente, no del ciudadano.
Siete condiciones para cualquier consulta
Para que el principio no se convierta en permiso general para mover datos, ninguna consulta debería ocurrir sin estas siete condiciones:
- Fuente oficial. El dato viene de la entidad responsable, no de copias.
- Base legal. La entidad que consulta tiene competencia para hacerlo.
- Propósito declarado. Cada consulta responde a un trámite concreto.
- Mínimo dato necesario. Solo lo indispensable para ese propósito.
- Habilitación de acceso conforme a ley, y consentimiento del titular cuando la ley lo exija.
- Trazabilidad. Queda registrado quién consultó, qué, cuándo y para qué.
- Seguridad en el intercambio. Canales seguros y estandarizados.
Estas condiciones son las que separan un Estado que deja de molestar al ciudadano de uno que acumula información sin control.
Dónde se aplicaría
Algunos ejemplos de datos que podrían dejar de pedirse cuando se cumplan esas condiciones:
| Dato | Observación |
|---|---|
| Identidad | Fuente: RENIEC |
| Estado civil | Según el registro correspondiente |
| Grado académico | Según la autoridad competente |
| Información registral | Según el registro público correspondiente |
| Habilitación profesional | Según el colegio o entidad habilitante |
| Información tributaria | Con base legal y finalidad específica |
| Antecedentes | Solo con habilitación legal expresa |
Cada dato tiene su propia autoridad, su propia base legal y su propio nivel de sensibilidad. No son un paquete. Y no afirmo que hoy todos estén disponibles por interoperabilidad; son ejemplos de dónde se puede aplicar.
El rol de CENIT
La infraestructura ya existe en parte. El Perú tiene una Plataforma Nacional de Interoperabilidad que permite a las entidades consultarse. Lo que falta es convertir el principio en una regla de gestión exigible y medible.
Ahí CENIT, la institución que propongo para la transformación digital del Estado, tendría una tarea concreta: definir los estándares de intercambio, decidir qué datos se integran primero, verificar que se cumplan las siete condiciones y medir cuántos requisitos se eliminan. CENIT no sería dueño de ningún dato; cada fuente oficial conserva su responsabilidad.
Cómo lo implementaría
- Inventario de requisitos. En los trámites de mayor volumen, identificar qué documentos se piden que ya existen en una fuente oficial.
- Prioridad. Empezar por los datos más pedidos y menos sensibles: mayor beneficio, menor riesgo.
- Regla de eliminación. Si un dato está disponible por interoperabilidad, la entidad deja de exigirlo. Si no lo hace, tiene que justificarlo.
- Medición pública. Cuántos requisitos se eliminaron, cuántas consultas se resolvieron por interoperabilidad y cuánto tiempo se ahorró.
La objeción obvia: la privacidad
Un Estado que consulta datos entre entidades puede terminar armando perfiles completos de sus ciudadanos. Es la objeción más seria, y por eso las siete condiciones no son un detalle técnico: son el diseño. La trazabilidad, sobre todo, debería permitir que el propio ciudadano sepa qué entidad consultó sus datos y para qué.
Hay otras dos objeciones que tomo en cuenta. La calidad de las fuentes: si el registro oficial tiene errores, la interoperabilidad los propaga. Pero hoy el ciudadano tiene que corregir el error en cada papel; con este modelo lo corrige una vez, en la fuente. Y la resistencia de las entidades, muchas de las cuales prefieren pedir documentos porque así la responsabilidad queda en el ciudadano. Por eso la regla tiene que ser exigible y medida, no voluntaria.
Qué cambia para el ciudadano
Menos copias, menos constancias y menos viajes. Menos errores y menos tiempo perdido. Un Estado que asume la carga de consultar lo que ya sabe, en vez de pasársela a la persona.
Hacia 2050
La pregunta «¿trajo su copia?» debería sonar tan vieja como una ventanilla con máquina de escribir. Quiero ver un Perú donde el ciudadano solo entregue la información que el Estado no tiene, y donde cada consulta de datos sea legal, necesaria y trazable.
Conclusión
Si el Estado ya sabe algo legítimamente, no debería pedirte que se lo vuelvas a demostrar. La tecnología para evitarlo existe. Falta convertirlo en regla.
Fuentes
- Propuesta de Letras de Cambio sobre interoperabilidad y el principio *once only*. CENIT es una propuesta editorial de Letras de Cambio; no es una entidad existente.